コールセンター豆知識⑮

こんにちは！
オペレーションサービス課です。

前回までは、電話対応の豆知識を記載しておりましたが、
今回からは一旦休憩して、メール対応の基本について
お伝えしてまいります。

さっそくですが、メールをお送りする際、
「見やすさ」を意識して記載できていますか？

「見やすさ」のポイントは主に以下6つです。
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■ポイント
①１行は20字～30字が目安
②適宜「行空け」を入れて見やすくする
③「箇条書き」をうまく使う
④選択肢を提示すると相手は動きやすく、効率的である
⑤見出しをつける
⑥「全文引用」と「部分引用」を使い分ける
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まずは①について見ていきましょう。

メールの文章を読みやすくする為には、意識的に改行することです。
改行の無い文章が長く続くと、読みづらく、要点が伝わりにくくなります。
長い１行よりも改行した２行の方が読みやすいです。

＜悪い例＞
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
　資料などをお送りいただき、ありがとうございました。今回の企画を前向き
　に検討していただき、感謝しております。この企画はビジネスパーソンが対
　象ですので、製品化すればかなりのニーズが見込めます。
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↓
＜改善例＞
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
　資料などをお送りいただき、ありがとうございました。
　今回の企画を前向きに検討していただき、感謝しております。
　この企画はビジネスパーソンが対象ですので、
　製品化すればかなりのニーズが見込めます。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

パッと見てわかるメールにする為には、１文を短くすることも大切です。
１文が長い文章はわかりづらく、読み手を混乱させます。
目安としては、1文が40字～50字程度です。

いかがでしたでしょうか。
受け取り側の環境によっては、自動改行されてしまうことがあります。
一行の文字数には十分気を付けましょう！

さて、ウィズ・プランナーズ株式会社では
引き続きコミュニケーター採用を行っております。

食う、寝る、遊ぶ。を大切に健康をコントロールして、
コロナにも負けずにお仕事しております。
誰かの手助けになる仕事に一緒に喜びを感じましょう！
ご応募お待ちしております！

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