お話を伺った方
少人数体制による業務負荷増大と外部委託の必要性
コンタクトセンターや事務局業務をアウトソーシングされようと思ったきっかけは？
弊社は従業員が少数で、各人が多様な業務を兼務しているため、特に電話対応や多くの関係者へのポスター発送などの作業に内部リソースが不足していました。この状況が、集客活動や売上拡大に十分な時間を割けない大きな課題となっていました。
そこで、こうした業務を効率化し、本業に集中するために、アウトソーシングを検討するに至りました。
アウトソーシング時にハードルとなったことや、悩んだことはありますか？
電話対応について、特に急ぎの要件を抱えたお客様の場合、一度コンタクトセンターを介すことでレスポンスタイムが遅延し、満足度が低下するのではないかという懸念が強くありました。
内部で直接対応していた頃の即時性が失われる可能性を考慮し、事前の運用フロー設計やエスカレーションルールの明確化で解決する必要を感じていました。
ズバリ、ウィズ・プランナーズをご選定いただいたご理由は・・？
アウトソーシングというと一つの業務に特化していることが多い中で、
アウトソーシング先の多くは特定の業務に特化しているケースが一般的ですが、ウィズ・プランナーズ様の場合、一社で電話対応だけでなく、ポスター発送や事務局運営など多様な業務をカバーできる点が魅力でした。
弊社のように業務範囲が広く、さまざまな課題を抱えている企業にとっては、複数のベンダーを探す手間が省け、相談から実行までスムーズに進めやすいと感じました。この柔軟性が、弊社の業務効率化にぴったり合っていたため、選定させていただきました。
内部業務の負担軽減で集客・売上活動に集中できる環境へ
アウトソーシング後、抱えていた課題は解決できましたか？
当初はレスポンスタイムが遅れてスピード感が損なわれるのではないかと懸念していましたが、チャットを活用した即時連絡体制のおかげで、コンタクトセンターからの報告をリアルタイムで受け取り、こちらから迅速に折り返し対応が可能になりました。
この仕組みにより、業務のスムーズな運用が実現し、内部リソース不足による集客活動や売上拡大への時間配分が改善され、全体として課題が効果的に解決できました。
アウトソーシング後にわかったメリット/デメリットや、社員様からのお声はいかがでしょうか？
スタッフからは、内部業務の負担が軽減されたことで、集客活動や売上拡大に集中して時間を有効活用できるようになったという声が多く上がっています。特に、弊社のような少人数運営では、時間の配分が業務効率の鍵となりますので、この点が大きなメリットとして実感されています。
一方、デメリットについては特に感じておらず、むしろ想定以上の幅広い業務を柔軟にご依頼できている点が助かっています。急務の依頼にも迅速に対応いただけるため、全体として業務の安定性が高まり、満足度が向上しています。
アナログ施策とデジタル施策の両輪でファンエンゲージメントを強化
今後、どのように事業・サービスを展開していきたいとお考えですか？
プロスポーツチームとして、多くのお客様に試合会場に足を運んでいただきたいと思っています。そのためには、まずチームの存在や試合の魅力を広く認知してもらうことが不可欠です。
デジタルマーケティング、例えばSNSやウェブ広告を通じた集客はもちろん重要ですが、それと並行してアナログ的なアプローチ、例えばチラシの配布も欠かせないと考えています。特に、学校や地域コミュニティ、商店街など、幅広い層に直接チラシを届けることで、地元ファン層の拡大を図れます。しかし、これらの活動が増えていくと、チラシの発送業務が急激に増加し、内部リソースの負担が課題となります。
さらに、ポスターの発送だけに留まらず、チラシやチームグッズ（例: Tシャツやステッカー）の発送業務も展開できれば、ファンエンゲージメントをさらに高められると思っています。これにより、単なる告知を超えたファンとのつながりを強化し、長期的な集客効果を期待できます。こうした業務を効率的にアウトソーシングすることで、私たちのチームは本業である試合運営や選手育成に集中できるようになり、全体の成長を加速させたいです。
