お話を伺った方
予約の電話対応が多く業務に支障がでていた
コールセンターをアウトソーシングされようと思ったきっかけは？
電話でのワクチン接種希望のお問い合わせが多く、業務に支障をきたしていました。
電話専任のスタッフも配置しておりましたが、毎年インフルエンザワクチンの接種時期になると予約の電話対応が多く手に負えなくて困っていたため、アウトソーシングしようと思いました。
アウトソーシング時にハードルとなったことや、悩んだことはありますか？
アウトソーシングするまでの日数が限られていたため、フレキシブルに対応していただける会社の選定がハードルでした。また、専用電話番号の発番も間に合うか不安でした。
ズバリ、ウィズ・プランナーズをご選定いただいたご理由は・・？
複数の会社に見積もりを依頼しておりましたが、一番ご提案が早かったため信頼できました。また、当クリニックで使用している予約システムでの受付も柔軟にご対応いただけること、また費用面でも安くご提案いただけたため、貴社を選定いたしました。
業務の削減と効率化が実現できた
アウトソーシング後、抱えていた課題は解決できましたか？
クリニックの代表ダイヤルにもインフルエンザワクチン接種予約のお問い合わせがありましたが、予約専用ダイヤルを患者様にご案内することで、業務の削減と効率化が実現できました。
また、患者様からのクレームもなかったため、依頼してよかったと思っています。
アウトソーシング後にわかったメリット/デメリットや、社員様からのお声はいかがでしょうか？
予約受付に対応する時間が圧倒的に短縮でき、本来の診療に集中できたことが大きなメリットです。
しかしながら、インフルエンザワクチン予約受付以外の、診察や他要望のお問い合わせがあった場合、どこまでの業務を依頼すべきか基準の選定に苦労しました。事前にお問い合わせが増加する季節は把握できるため、次回以降は対応開始時期まで余裕を持って打ち合わせを重ねたいと感じました。
感染症の流行状況にもよりますが、今後もインフルエンザワクチンやコロナウィルスワクチン等の専用ダイヤル、または通常業務の電話の一次対応も依頼したいと思っています。
また、スタッフからは毎日の業務報告がDX化されており、すごく丁寧で分かりやすいと声がありました。
日々のお問い合わせ件数の詳細や患者様の属性等をデータとして管理することができ、業務を効率化することができました。
当クリニックの他の業務でも参考になる部分も多く非常に感謝しております。
新発田の地域医療に貢献したい
今後、どのように事業・サービスを展開していきたいとお考えですか？
当院を開院した目的はまさにこの「地域と病院との間に入り、より密なネットワークを築き、新発田の地域医療に貢献する」ことです。その役割を担う為に私たちは、患者さんの特定の部位だけを診るのではなく、家族構成や虚弱の程度、内科、内科以外の疾患など、全体を把握しつつ一人ひとりと寄り添うクリニックでなくてはならないと考えています。
笑顔の絶えない、地域の皆様に信頼していただけるクリニックになれるよう邁進してまいりますので、新発田駅前ひらた内科クリニックをどうぞよろしくお願い申し上げます。
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