お話を伺った方
イベント業務と電話対応の両立が困難だった
電話対応業務をアウトソーシングされようと思ったきっかけは？
私たちの部署はBtoBイベントの対応窓口を主としており、特定多数の企業のご担当者様からお問い合わせをいただきます。お電話をいただく場合、FAQでは対応できないお困りごとや相談ごとなどイレギュラー対応がほとんどです。イベント業務を進行しながらの電話対応となると、電話対応とその事後処理で1日が終わってしまうこともあり、他の業務が滞ってしまうことが課題でした。また、ミーティングや現場などの離席が発生する際の対応も毎回代理を立てることは容易ではありませんでした。
アウトソーシング時にハードルとなったことや、悩んだことはありますか？
アウトソーシング先選定の条件としては、「SVにお伝えすればその方がオペレーターへの共有や研修を行う仕組みがあること」、「メンバーの入れ替えがあっても弊社側での負担がないこと」、「Ｐマークを取得していること」、「費用が妥当であること」でした。
色々な企業の方のお話を伺い、専任制やシェアード制のそれぞれの特性や社内体制などを比較させていただきました。
私たちの業務内容としては1年を通して同じ窓口対応をするというよりも、2、3か月～半年のスパンで色々なイベントの窓口を担当するということが多いので、専任制にして見識を深めていただくか、シェアード制にして繁閑の波に柔軟に対応いただくかについては悩み、メンバー間で協議を重ねました。
ズバリ、ウィズ・プランナーズをご選定いただいたご理由は・・？
相談させていただいた時点でレスポンスが早く、安心感がありました。シェアード制のご説明をいただき、スタッフの方ともお話できましたが体制が厚いと感じたのもポイントでした。全てのコミュニケーションをSVを通して取る会社が多い中、実際に対応に当たっていただく方と直接お話できる会社はなかなかない気がします。
また、データ入力や封入封緘発送などのバックオフィス作業もお願いできるという点も大きいです。
電話対応の工数が削減できた
アウトソーシング後、抱えていた課題は解決できましたか？
電話対応の工数が削減できたのはとても嬉しいです。会議や外出も気兼ねなくできるようになりました。また、テンプレートを利用しながらのメール対応や、架電対応もいただけるので、本来の進行業務に多くの時間を割けるようになりました。
報告もタイムリーで、対応状況のステータスが把握できるので、こちらから確認を入れたり報告待ちをするといったこともなくとても助かっています。
Slackでやりとりしていますがすぐにリアクションをくれるので安心です。
アウトソーシング後にわかったメリット/デメリットや、社員様からのお声はいかがでしょうか？
イベント会期後はほぼ問い合わせがないものの、翌月末の入金確認のタイミングで架電が必要になることが多く、費用との兼ね合いが難しいと感じる場合があります。
また、イベント当日に現場担当者の携帯に電話を転送させるということができず別途対応が必要でした。
今後のイベントにおいて、工夫してご対応いただけることがあれば相談していきたいと思います。
ウィズ・プランナーズと共に成長を
今後、どのように事業・サービスを展開していきたいとお考えですか？
イベントマーケティングをリードする会社として、より多くの体験の価値を社会に提供したいと考えております。私たちの部署としても、多種多様なイベント事務局の運営を展開できればと考えておりますので、今後も安心・安定の運営でお力添えをお願いいたします。電話・メール対応業務のほかに、並行して資料作成やチェック業務など対応業務範囲を拡大していただけることも期待しています。
